忙し過ぎてメール読めない人に送る効率的なメール術

メールだと見落とすので、送付後に電話で知らせてくださいなんて言っちゃてる人がいるけど、こんなことを聞くと、現代のビジネスパーソンにとって仕事の破綻ではないかと耳を疑ってしまう。

現代社会において仕事では、メールの見落とし、読めないということは、その人のビジネススキルが低いことを周囲に知らしめてしまいキャリアに対するリスクが大きい。

そんなことにならない様に、超基本的なメール術を書いてみた。

いまの時代、仕事の依頼、受領、招集はメール発信になっている率が非常に高い。

業種によって違いはあるとは思うが、前に職場で調査したところ約80%の仕事がメールを起点にして行われていた。

メールの取り扱いが、仕事の成果に直結する環境である。

メールをリアルタイムで見る人と、まとめて見る人の2タイプがあるだろう。

どちらでも良いとは思うが、重要なのは受信したメールを長時間寝かさないこと。

直ぐ対応しないと、メール相手や自分の仕事が進まない可能性があり非効率になってしまう。

まずは現状を把握するために、できるだけ早くメールを見る必要がある。少なくとも1時間に1回はチエックしよう。

こんなことは超基本だと思うが、メールの自動振り分け機能を使用してフォルダやラベルをつけて分別しよう。

これは簡単にできることなのだが、やってない人をかなり見かけるので、発見する度に驚愕を覚える。

この機能を使わないことは、メールというモンスターに対して武器も持たずに立ち向かう様なものだ。

緊急事態発生時に優先順位をつけることをトリアージというが、メールにも同様に優先度をつけよう。

優先度のつけ方だが、宛先、件名から即座に（1秒程度）で判定する。

自分はこのように優先度をつけている。

自分の場合は、優先度5、4はメールを見た時に基本的には返信する。

※返信できない場合はフラグを立てて、返信できるようになったら対応する

優先度3も切羽詰まってない状況でない限りはメールを見て、内容を把握する。把握しておくことで、電話や相談を受けた時に即座に話すことができるようになり全体的に効率が良い。

優先度2、1は基本的には見ない。共有メールは必要になった時だけ遡って確認する。

この方法で長いことやっていて問題もなく、レスの早い人との印象を周りにもたれているので有効な方法なのであろう。

最近はメールに加えて、メッセージアプリなどもありコミュニケーションは取りやすいが、その代わり、自分にとってのバス情報も以前より増えている。

いかに情報の波をかき分けて、必要な情報を獲得するかが重要となっているで試してほしい。

猶あらじ